Esse podcast é para quem quer saber como usar o contexto da organização no dia a dia, no trabalho e no planejamento estratégico da empresa.
Links citados no Podcast
- Grupo Forlogic
- Qualiex, o software inteligente para Gestão da Qualidade
- Blog da Qualidade
- Templum Consultoria
- Evolutto – Software para Escalar Consultoria
- Universidade Templum
- QMS Certificadora
- #012 – Visão Geral sobre o Balanced Scorecar (BSC)
- [VÍDEO] 7 vídeos onde o #ChefeComenta sobre Contexto da Organização
- [VÍDEO] #ChefeComenta sobre Cultura da Qualidade
Apresentação
Neste episódio, Jeison Arenhart de Bastiani, Diretor executivo da Forlogic Software e Auditor Líder ISO 9001:2015, junto com Monise Carla Bueno, editora do Blog da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001 conversa com Igor Furniel, presidente fundador da Templum Consultoria e Evolutto, especialista em sistemas de gestão e gestão empresarial, sobre o novo item explícito da ISO 9001:2015 – Contexto da Organização. Este é um bate papo sobre as nossas experiências com planejamentos estratégico e qual a importância disso para uma empresa.
Tema: Contexto da Organização de acordo com a ISO 9001:2015
1 – O que é Contexto da Organização?
- É basicamente entender a realidade da empresa, pois toda empresa tem uma particularidade.
- Atualizando o Manual da Qualidade eu estou fazendo o contexto?
- Pela primeira vez está tão explicito a necessidade de analisar o Contexto da Organização na ISO 9001:2015.
- Se os donos da empresa já conversam sobre o negócio, já fazem uma análise de contexto, obviamente bem mais empírico, e rasa, por isso é bom usar ferramentas para estruturar o planejamento estratégico e separar tempo para refletir o contexto, mas é basicamente refletir a realidade da empresa, ver a empresa de cima.
2 – Por que o item 4 está na ISO 9001:2015?
- Antes desta versão, as pessoas se preocupavam muito mais com a auditoria do que com a gestão
- O que importa na versão 2015 é o RESULTADO
- Para isso dar certo, é necessário entender sua realidade, o seu contexto
- A partir do entendimento do contexto, você desenha seu sistema de gestão da qualidade de acordo com sua realidade.
- A ISO vai se adaptar a sua realidade, e não a sua empresa se adaptar à ISO.
- O objetivo é que cada empresa entenda seu contexto e aí então faça as decisões para implantar o Sistema de Gestão
- O sistema de gestão deriva do Contexto
- Contexto da organização é o planejamento estratégico
- Implantar um Sistema de Gestão é uma decisão estratégica
- É o maior desafio dos auditores entender o contexto da organização das empresas antes de auditar
- As auditorias vão ficar mais demoradas por causa disso
3 – Por que o Contexto da Organização deve ser bem feito?
- Em uma empresa está tudo interligado
- Você precisa entender uma empresa
- Um contexto mal feito vai gerar processos que não serve para nada
- Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve
4 – Entendendo a Organização e sua empresa
- Tem gente que não sabe pra que a empresa serve
- Tem que cuidar das questões internas e externas
- Deve estar condizente ao propósito da empresa, ou seja, missão do negócio
- Está relacionada ao planejamento estratégico
- O contexto é “o que?” o restante da norma é o “como?”
- Você pode usar a Análise SWOT, mas também várias outras ferramentas
- Faça a análise com a ferramenta que melhor se adapta a sua empresa
- SWOT, Canvas, BSC, são métodos, você pode utilizar qual é melhor para sua organização
- Missão, Visão e Valores não pode ser balela
- Quando a missão, visão e valores são definidas de verdade e você persegue isso, trará grandes benefícios para empresa
- A missão é sobre a razão de ser da empresa
- A visão é onde a empresa quer chegar
- Valores direcionam comportamentos
- Não existem valores certos ou errados, existem valores que você compactua ou não
- Não faça essas definições de qualquer jeito, existem métodos para isso
- Essas coisas definem a cultura da empresa
- A falta de engajamento da sua empresa é um sintoma de uma cultura doente
- Você não tem cultura da qualidade ou não tem qualidade na sua cultura?
- O não entendimento da cultura da sua empresa pode impactar negativamente a análise de contexto da sua organização
5 – Entendendo a necessidade e expectativas das partes interessadas
- As partes interessadas são pessoas que estão interessadas no seu negócio de alguma forma
- Pode ser o colaborador, cliente, fornecedor, sociedade…
- Mas não use apenas as tradicionais, seja o mais específico possível na definição de partes interessadas
- Não há uma receita de bolo para definir as partes interessadas
- O que importa nessa definição é o seu contexto
- Você precisa entender suas partes interessadas para entender as expectativas delas
- Assim eles te ajudam a enriquecer seu contexto
6 – Determinando o escopo do Sistema de Gestão
- Não há mais exclusões com a nova ISO
- Não faz sentido certificar apenas um departamento na empresa, já que você deve analisar o contexto da empresa toda
- Está mais desafiador pois agora o Sistema de Gestão compreende toda organização
- Uma coisa que escutamos muito é “a ISO engessa”, mas isso não é verdade
- A ISO não complica o trabalho, ela só torna visível o trabalho que você tem
- E trabalhar dá trabalho, é normal, mas o resultado compensa
- Agora o termo correto é aplicabilidade
- Em algumas situações, há requisitos que realmente não são aplicáveis
- Não é só uma mudança de termo, de “exclusão” para “aplicabilidade”
- Estamos falando de aplicabilidade de requisitos normativos, e não de departamentos
- Uma boa análise de contexto te ajuda a entender o que se aplica ou não na sua empresa
7 – Sistema de Gestão da Qualidade e os seus processos
- A gente só fala de processos depois de definir contexto
- Não defina contexto depois de definir processos
- Você pode dividir em dois blocos: processos principais e de apoio
- Você também pode fazer sua cadeia de valor, onde você mapeia os processos que agregam valor direto ao cliente
- Todos processos são importantes, mas existem processos que tem relação direta com o cliente
- A partir dessa identificação, você pode descobrir que existem processos a serem criados ou excluídos
- Pode ser que ao entender seu contexto, você faça ajustes em processos
- Trabalhar com processos é um trabalho constante
- É muito fácil ter processos redundantes ou que não serve pra nada
- Devo fazer um procedimento, um IT ou um POP? Isso vai depender do seu contexto
- Existe diferença entre processo, departamento e atividade
- Um processo é algo em movimento, existe uma entrada, um processamento e uma saída
- O processo está recheado de atividades que pode estar dentro de um departamento
- É melhor que o processo não tenha o nome do departamento
- Se não vão pensar que as atividades são só do departamento
- Existem processos que são ponta a ponta e passam por diversos departamentos
- É muito mais importante executar o processo de maneira adequada, do que fazer um controle perfeito
- O controle é para apoiar a operação, não o foco do processo
- Você deve responder: “O processo é para…?” e você entende qual o motivo do processo
- Segunda pergunta: “Como você faz para entregar isso?” e aí você entende as atividades
- Segunda pergunta: “Como você monitora essas entregas?” e então você decide o controle
- Antes o sistema era mais orientado a isso, agora, com essa nova ISO está melhor
- Falar sobre processos também é falar sobre contexto
8 – Qual ferramenta eu uso para definir Contexto?
- Muito mais importante que a ferramenta, é a discussão sobre o contexto
- É muito bom que você não faça de qualquer jeito e isso não tem a ver com ferramenta
- Você pode usar várias ferramentas e fazer de qualquer jeito
- O plano estratégico não vem do BSC, ou de qualquer outra ferramenta
- As decisões podem ser apoiadas em ferramentas, mas não são necessariamente o planejamento
- A ISO não fala sobre ter um planejamento estratégico documentado, não precisa ser
- Use a ferramenta que a sua empresa se sinta mais a vontade para usar
- Saiba o porquê você está usando aquela ferramenta
- Faça bem feito, e se possível, sem pressa
- Envolva pessoas para fazer seu planejamento estratégico
- Não faça para “inglês ver”
